Actualité : Maintenir l’activité grâce à des outils de travail collaboratif

Article original sur Novenci.fr

Travail collaboratif

En cette période, la collaboration se complexifie pour beaucoup de par un relationnel différent avec ses collègues, clients, fournisseurs, et par la nécessité d’utiliser de nouveaux outils de travail.

Voici quelques outils utiles pour maintenir au mieux l’activité durant cette période confinement :

1. La téléphonie : Les liens physiques n’étant plus là, il est essentiel de mettre à disposition des télétravailleurs, des outils et périphériques de téléphonie sur IP fluides, qui vont leur permettre de recréer virtuellement les liens avec leurs collègues.
2. La messagerie : Outil de communication largement démocratisé, mais qui demande désormais aux entreprises d’accentuer la surveillance des flux et la sécurité. Elle va devenir pour beaucoup, un des seuls outils collaboratifs pour les échanges et partage de fichier.
3. La visioconférence : Ce système visuel et auditif permet de maintenir le contact avec ses collaborateurs et continuer à organiser ses réunions tout en présentant ses supports visuels, de faire des démonstrations clients, d’éviter tout déplacement. Mais également en cette période, de limiter les risques liés au contexte sanitaire actuel.
4. Le Cloud : Ce service de stockage et partage de données permet d’éviter tous les transits par la messagerie, l’explosion de la volumétrie de stockage par de nombreuses versions de documents, la fuite d’informations. Il est recommandé d’utiliser, quand l’entreprise ne dispose pas d’outil dédié, des espaces de stockage partagé dans le cloud, sur des environnements professionnels.
5. Suite bureautique : L’utilisation des différents outils bureautiques et de collaboration permettent le télétravail sans avoir à déployer de solution VPN et sans impacter le réseau de l’entreprise. Les entreprises n’ayant pas de solution VPN déployée, ayant une solution ne permettant pas de connecter l’ensemble des utilisateurs ou ayant une bande passante faible, peuvent pleinement profiter de ces outils pour permettre aux collaborateurs de travailler sans encombre.

Plusieurs solutions peuvent répondre à ces besoins, notamment : Microsoft Office 365 qui propose un ensemble d’applications métiers (logiciels et services en ligne) qui permettent de développer son activité sur son lieu de travail ou à distance.

• Logiciels Office : La suite Office incluse dans certaines licences Office365 peut être installée jusqu’à 5 fois par utilisateur. Cela permet à ceux n’ayant pas de suite Office sur leur ordinateur de l’installer sans coûts supplémentaires. Toutes les licences disposant de services en ligne proposent également les web apps. Les utilisateurs peuvent consulter, modifier et partager les documents stockés dans le cloud Microsoft (OneDrive et SharePoint) sans installation locale d’Office.
• Stockage :
  • OneDrive permet à chaque utilisateur de disposer d’un To de stockage cloud dans lequel il peut stocker des documents disponibles au bureau comme à la maison. Ces documents peuvent ensuite être partagés au sein de l’entreprise, ou en dehors, en fonction des stratégies appliquées. Cela limite la charge du serveur de messagerie s’il est hébergé en interne.
  • Sharepoint permet de remplacer avantageusement un serveur de fichier, en stockant des documents accessibles depuis tout lieu, et avec des fonctionnalités avancées de permissions et de recherche.
• Travail collaboratif : L’application Teams permet de créer un espace de travail commun regroupant des fonctionnalités de discussion écrite et orale, de téléconférence et de gestion de projet. La communication offerte par un outil de chat et visio s’avère indispensable pour travailler sereinement en télétravail. De plus, la création d’équipes permet de centraliser les documents et les discussions, à destination d’un groupe travaillant sur un projet commun. Enfin, de nombreux plugins peuvent être ajoutés à Teams, afin d’intégrer des données issues d’autres application SAAS

Frédérico FERNANDES, Responsable Technique Infrastructure NOVENCI